5社経営して分かった！ 失敗を極力減らす経営のポイント

  会議について   　今回は、皆さんも日常頻繁に行われている「会議」について考えてみたいと思います。   　ある社長の通常の勤務時間の内容を見える化したとき、実働時間の実に 3 分の 1 が何らかの会議でした。 　 　月に一度の取締役会議から、取締役会議の下打ち合わせの為の会議、毎週行われる営業会議に間接部門会議、三つある部の部会、全体課長会、月に 2 回の新規事業会議、そして週に 2 回行っている取締役、部長、課長との 1on1 ミーティング。   　どれも必要な重要な会議とのことでした。   　しかし、その内容をお伺いしますと、取締役会議では 90 ％位は社長が話をし、他の取締役からの意見は出ることはなく、一歩的なものになっているとの事でした。   また、営業会議や間接部門会議では情報共有の場となっており、決まった報告者が具体的な進捗や数字、現状の課題などを伝えるだけで、課題解決の場にはなっておらず、全く発言をしないメンバーも多数いるとの仰っておられました。   部会や課長会も報告会に近く、議論や何かを決める場にはなっていないそうです。   新規事業会議ではブレスト形式にしており、アイデアを出すことが目的ですが、発言する人は限られており、参加者が気楽に意見を出せる雰囲気にはなっていないようです。   1on1 ミーティングでは、出来るだけ相手の話を傾聴するように心掛けているとの事ですが、上司から質問が上手くできず、また相手が黙ってしまうと気まずく感じ、結局、上司が半分以上しゃべってしまう現状があるとの事でした。   これらは「会議」として、上手く機能していると言えるでしょうか？　皆さんがやられている「会議」では如何でしょうか？   ここで、「これだけ PDCA 」 ( 川原慎也：著 ) と言う本の P.189 からを引用しながら、ダメな会議となる 「会議の五悪」 と言うものを取り上げて、考えてみたいと思います。すなわち、   1 ．「会せず」 2 ．「会して議せず」 3 ．「議して決せず」 4 ．「決して実行せず」 5 ．「実行して責...

  今回は、アクションプランや行動目標を設定する際に、とても有効な「 SMART の法則」についてお話します。   「SMART の法則」は 1981 年にコンサルタントのジョージ・ T ・ドラン氏が執筆した論文をもとに提唱された効果的な目標設定を行うためのフレームワークで 40 年以上たった今でも効率的な目標設定のために使われております。   SMART とは次の英語の頭文字を取ったもので、 当初は 「 Specific （具体的な）、 Measurable （測定可能な）、 Assignable （達成可能な）、 Realistic （関連性がある）、 Time-related （達成期限がある）」という 5 つの要素の頭文字を取って、「 SMART 」と名づけられました。 その後、いくつかは改良が加えられておりますが、ここでは代表的なものを説明してゆきます。   ・ S-Specific ：具体的で、明確で → 方向性だけでなく、本当に実行できる「具体的」な内容になっているかという基準で目標を立てます。また、目標を達成するための「手段」や「方法」になっているかを確認します。例えば、「本を読んで知識を習得する」と言う目標の場合、「読む」と言うことだけではなくて、どのような本をどのくらい読んで知識習得しようとするのか、明確にします。曖昧な内容とか、抽象的な目標ではなく、特定の項目を指定して、どのような行動を行うのかを具体的に設定することによって、パフォーマンスの向上が期待できます。   ・ M-Measurable ：測定可能で → 可能な限り「数値化」「定量化」されていて、目標の達成度が図ることが出来るかと言う基準です。「一生懸命やる」とか「頑張る」などのような抽象的な表現ではどの程度達成できたかわかりません。 達成度や実施をする頻度、回数など、測定できる指標になっているかを確認します。例えば「本を読む」という目標の場合、月に何冊、週に何ページ等、進捗を図れるような目標にします。周囲から見た時にも、やっていることが評価が出来るような目標にすることが大切です。   ・ A-Achievable ：達成可能で → 実現可能な目標かどうかという基準で目標を設定します。...

  「目的」と「目標」について   　先日、ある社長と話をしていた時に、「目的」と「目標」を同じような意味で使われておられました。 　両方とも達成したい結果を表す言葉ですが、それらには重要な違いがあり、このままでは社員の方々も混乱されるのではないかと思い、その違いをお伝えいたしました。   今日はその時にお伝えした「目的」と「目標」の言葉の意味やその違いについて考えてみたいと思います。   　「目的」とは、行動を起こした結果として、「最終的に到達したい事柄」のことを指します。登山で例えますと最終到達地点としての山頂ですし、企業の場合では、期間を限定して目指してゆく「目標」をいくつも達成した末にたどり着く「大きな Goal 」や「目指す最終地点」とも言えます。 　また、何のためにやるのかと言う「行動の理由： Purpose 」として使われることもありますし、どこまでやっても辿り着かないケースもあります。   　一方「目標」は、「目的」という最終的なゴールを達成するために、その間に設定される指標のことで、こちらは より具体的で実現可能な行動の計画を立てるために設定されます。   　まとめますと、「目的」と言うゴールがあり、それに達成するまでの過程において設定されるものが「目標」です。そしてその「目標」も「結果目標」と「行動目標」とがあります。   　例えば、私の場合、 30 代の頃ですが、社内のゴルフコンペで大負けして、悔しくて、「ゴルフが上手くなりたい」と言う目的がありました。   そして、「 1 年間で 90 を切る」と言う「結果目標」を立てた時に、さらにその結果目標を達成するために、次のような具体的な「行動目標」を立てました。 1．          平日は毎朝 6 時から、近くのゴルフ練習場で 100 球打つ 2．          週 2 回、スポーツクラブでゴルフの飛距離を伸ばすための筋力トレーニングをする 3．    ...

  デフォルトスケジュール   前回の「委任」に引き続き、時間を管理するもう一つの有力な方法として「デフォルトスケジュール」があります。   「デフォルト」とは日本語に訳しますと「標準」とか「基本」と言う意味で使われており、コンピュータの初期設定と言う意味から「標準」という意味合いへと変化したようです。   ですから、「デフォルトスケジュール」とは、「標準」または「基本」のスケジュールと言うことで、自分の行動を計画的に捉え、見える化し、これを作ることによって、自らの時間管理がしやすくなります。   「デフォルトスケジュール」を作成する際には、「委任」でお伝えした「仕事の棚卸」も必要ですので、合わせて実施してください。   　私も社長をしていた頃を思い出しますとそうでしたが、ほとんどの社長が、他の人の都合や予定に動かされて時間を費やし、他人に支配され、自分で時間を管理できずにいました。   皆様はどうでしょうか？　自分で時間を管理できておりますか？   私のお客様である F 社長は、初めてお会いした時、「忙しくてコーチングなんかする時間は無い」と仰っておられました。   そこで、社長の Google カレンダーを 4 週間分コピーしてお借りして、業務の棚卸をさせていただきました。   その際、社長の優先順位をお伺いしますと、下記とおっしゃいました。 １．       お客様からのクレーム対応 ( ほとんど無いとのことですが ) ２．       銀行等、外部からの面談依頼 ３．  お客様対応 ４．       取締役会議 ５．       営業会議 ６．       社内会議   　出来ていないがやりたいことは下記との事でした。 １.       経営について考える時間 ...

委任について      前回、時間の管理について書きましたが、自分の時間を創出する強力な方法として「委任」があります。  今日は「委任」について、その考え方、やり方についてお伝えしてゆきます。   「委任」とは他の人に自分の仕事を実行する権限を与えること ですが、そのためには下記の項目を厳守する必要があります。  　１． 部下に権限と責任を与える  　２． その仕事を実行するために必要なサポート(トレーニング、ヘルプ、支援)をする  　３． 部下が実行するにあたり、それをモニタリングし、監督する  　４． 部下に委任しても最終責任は自分にあると考える   「委任」は「放任」や「丸投げ」とは違って、「委任」された者が、しっかりその業務を出来るようになるまで教え、導く必要があります。  また、「委任」される側の部下につきましても、「委任」される前の仕事の状態が目一杯であることがありますので、その者の業務の棚卸もして、さらに委任できる業務を他の者に「委任」して、「委任」された業務を行う時間を作る配慮も必要です。  では、自分の仕事の棚卸です。   まず、あなたが現在行っている仕事を列挙してExcelに入力してみましょう。  　　・ 手帳やGoogleカレンダーを見て、この1か月分どんな仕事にどれくらいの時間を使っていたかを見える化する  　　・ 自分のメールの送受信状況を見て、やっていたことを把握する  　　・ この1年間でどのような仕事に関わっていたか列挙する   次に、それらの業務について、かかった時間と、難易度、任せたいという項目について1～3のランキングを付けていきます。  例えば、社長としてやる必要のない仕事、すべきではない仕事、部下でも自分の80％ぐらいは出来る仕事、付加価値の高くない仕事、部下の能力向上につながる仕事などの観点で、つけてみます。  一週間分の過去の例では、下記のようになります。   ※ 難易度 ： 1．簡単、2．少し工夫したら委任できる、3．複雑で難易度が高い   ※※　楽しさ　...

  時間の管理 　このテーマは大きなテーマですので、数回に分けて書きます。 　仕事の関係上、社長様など経営者の」方々にお話を聞く機会がとても多いのですが、 殆どの方々が口を揃えて、「忙しい」、「時間がない」 と仰います。 　確かに重要な業務をされているのだと思いますが、 はたしてその全ての業務は社長自身がやらなくてはいけないものなので しょうか？ 　私があるIT企業の社長だったとき、毎月の始まりに、 多額の出資をしていただいていた投資会社の担当者に前月の業績を 報告するための書類作成のために、毎月、 その前夜は殆ど徹夜をして資料を作っておりました。 　今、考えますと、数字は既に出ておりますので、 経理の担当者に任せても結果は変わりませんし、 報告に行くのは社長の仕事だと思いますが、 資料作成は委任しても良かったのではないかと思います。 　時間は、平等に24時間ありますが、過ぎたら取り戻すことはできず、貯めておくこともできず、誰かに譲ることもできない、非常に貴重な資源です。 　現場に近い仕事や経理・総務関係の業務をやっていると、何か仕事をしている実感があり、本人は充実しておりますが、本来、社長しかやれない仕事が疎かになっていることがありがちです。 　ここで、1ヶ月の業務を全て書き出して、その中で本当に社長がやるべき仕事を棚卸してみましょう。社長がやらなくてもよい仕事、社長でなくてもできる仕事が見えてくると思います。 　さらにそれらに難易度と優先順位をつけてみましょう。この後、部下に「委任」することになるのですが、「委任」については次回とさせていただきます。 　では、良い時間をお過ごしください！